สร้างพื้นที่ปลอดภัยทางใจให้เพื่อนร่วมงานด้วยกาแฟหนึ่งแก้ว

เข้าใจคนด้วยกาแฟหนึ่งแก้ว

ปัญหาในทีมส่วนใหญ่เกิดการสื่อสารที่ไม่เพียงพอ โดยเฉพาะระหว่างคนที่เป็นหัวหน้ากับคนที่เป็นลูกทีม มาจากสาเหตุหลักๆ 2 ข้อ

1. คิดว่าคนรับสารเข้าใจเหมือนเรา 100%
2. มาทำงานคุยกันเฉพาะเรื่องงานก็พอแล้ว

ดังนั้นหลายๆ ทีมจึงเริ่มมีวัฒนธรรม 1 on 1 Session เกิดขึ้น โดยส่วนตัวผมรู้สึกว่ามันจริงจังเกินไปเลยตั้งชื่อว่า “Coffee Break" มาพักกินกาแฟกันเหอะ

Psychological Safety

จุดประสงค์ของสิ่งนี้ คือ การสร้างพื้นที่ปลอดภัยทางจิตใจ (Psychological Safety) เพื่อให้เกิดการเข้าใจกันและกันให้มากขึ้น บางครั้งอาจเป็นการ Feedback การทำงานด้วยก็ได้ ควร Book Slot เวลากับคนที่เราอยากคุยไว้ก่อนอาจเริ่มจาก 30 นาที

การชวนกันลงไปซื้อกาแฟ ก็อาจเกิดโมเม้นต์ของการคุยแบบผ่อนคลายได้ตั้งแต่ระหว่างเดิน ต่อคิว และรอกาแฟ จนกระทั่งกินกาแฟกันจนหมดแก้ว คำถามคือ เราควรมี Coffee Break กับใครบ้าง?

การใช้เวลาใน Coffee Break

ช่วงคุยเล่น 15 นาทีแรก

ถามไถ่ชีวิต เรื่องส่วนตัวที่บ้าน ครอบครัว งานอดิเรก สัตว์เลี้ยง และอื่นๆ แล้วเราก็จะรู้จัก Lifestyle และ Background ของคนมากขึ้น

ช่วงคุยงาน 15 นาทีหลัง

ถ้าเป็นเพื่อนร่วมงานระดับเดียวกัน อาจเป็นการคุยเรื่อง Way of workings ถ้าเป็นหัวหน้าก็อาจคุยเรื่องปัญหาที่เราอยากให้ช่วย + Career Path ของตัวเราเอง 

แต่ถ้าเราเป็นคนในทีม เราควรถามปัญหาที่เค้าเจอ อะไรที่เค้าชอบหรือไม่ชอบ รวมถึงเป้าหมายในการทำงานและชีวิต หากเราเป็นหัวหน้าและต้อง Coffee Break กับคนในทีม เราควรใช้ชีวิตเยอะๆ ลองอะไรหลายอย่าง ยิ่งเรามีประสบการณ์หลายด้าน ก็จะเป็นที่ปรึกษาให้คนในทีมได้

หรือถ้าเราไม่รู้จริงๆ เราควรรู้ว่าให้เค้าไปหาใครต่อ

ประโยชน์ของ Coffee Break

1. Personal + Working Issues

• เราคุยกับหัวหน้า

ได้ปรึกษาปัญหาส่วนตัวกับคนที่อาจมีประสบการณ์มากกว่า รวมถึงได้ปลด Blocker ในการทำงานที่เราไม่สามารถจัดการได้เอง

• เราคุยกับคนในทีม

เข้าใจว่าปัญหาในชีวิตส่วนตัวและการทำงานของแต่ละคนมีอะไรบ้าง จะได้วางปริมาณงานให้เหมาะสม

2. Goals and Career Path

• เราคุยกับหัวหน้า

ได้ถาม Goals ว่าหัวหน้าคาดหวังอะไรจากเรา รวมถึงการได้บอก Career Path ที่ตัวเองอยากไป หัวหน้าจะได้รู้และข่วยผลักดัน

• เราคุยกับคนในทีม

เข้าใจเป้าหมายของแต่ละคน ทำให้ Career Path ชัดเจนมากขึ้น จะได้ไม่คิดไปเองว่าเค้าอยากเป็นอะไร และยังข่วยวางงานให้เอื้อต่อ Career Path ของเค้าได้

3. Interest and Passion

เข้าใจความสนใจในแต่ละช่วงของคน ทำให้วางงานให้ตรงกับความสนใจได้มากขึ้น และบางทีอาจมีการโยกย้ายทีมที่เหมาะกับความสนใจของคนเลยก็ได้

4. Communication Loop

ทำให้รู้ปัญหาเร็ว แก้ปัญหาเร็ว ที่สำคัญคือรับสารครบทุกทาง แก้ปัญหาการเมืองในทีม หรือตีความปัญหาผิดจากการสื่อสารที่ไม่ครบถ้วน ถ้าเรามี N-1 N-2 เราควรคุย Coffee Break ให้ครบทุกคน เพื่อไม่ให้เป็นการฟังความข้างเดียวหรือหลับตาข้างนึง

“ความยุติธรรมที่มาช้า คือ ความไม่ยุติธรรม” - พี่เล้ง MFEC

5. Strong Team Culture

ในมุมที่เราเป็นหัวหน้า ถ้าเราคุยกับคนในทีมครบทุกคนเราจะเห็นจุดร่วมและจุดต่างกันของแต่ละคน พยายามเอาจุดร่วมนั้นมาทำให้เป็น Culture เช่น 

• คนส่วนใหญ่ชอบหาความรู้ ก็จัด Session Knowledge  Sharing
• คนส่วนใหญ่ทำงานซ้ำซ้อนกัน ก็จัด Session Project Sync up
• คนส่วนใหญ่รู้สึกว่าทำงานคนเดียวแล้วเหงา ก็จัด Session Retrospective และ Buddy Working ในการทำงาน

ความสนใจและทักษะที่แตกต่างกันก็ทำให้แต่ละคนข่วยทีมได้เช่นกัน อย่างน้องในทีมผมเป็นนักเทคนิคการแพทย์ เวลาออฟฟิศมีจัดตรวจสุขภาพ น้องก็ทำเป็น List ให้ว่าควรตรวจอะไรเพิ่มบ้าง พอผลออกน้องก็รับอาสาอ่านผลตรวจสุขภาพของแต่ละคนให้ สุดยอดมั้ยล่ะ 5555+

สรุป

หลายคนอาจมองว่าการคุยกัน มี Coffee Break มันเป็นการเสียเวลาและไม่จำเป็น คำถามคือแล้วเราจะรู้ปัญหาได้ยังไง? ถ้าเราเป็นคนทำงานแบบ Passive ที่รอแต่ให้คนเข้ามารายงานปัญหา ส่วนใหญ่มันก็สายเกินแก้แล้ว เพราะคนทำงานถ้าไม่สุดจริงๆ ก็ไม่มาบอกเราหรอก

เมื่อทรัพยากรที่สำคัญที่สุดขององค์กรที่มีมากกว่า 2 คน คือ People “ก็อย่ามองพวกเค้าเป็นแค่ Resource” แต่มองเค้าในฐานะมนุษย์คนนึงที่มีความรู้สึก มีอารมณ์ มีจิตใจ มีเป้าหมาย ไม่ต่างจากเรา